In Person

In Person is specialist op het gebied van flexibele arbeid. In alles wat In Person doet staan gelukkige flexkrachten en klanten centraal. Samen met de ruim 20.000 flexkrachten helpen ze klanten beter te presteren én te groeien. In 2014 en 2015 behoorden ze daarnaast tot de Beste Werkgevers van Nederland (Effectory & Intermediair) en tot de snelste groeiers van Nederland (FD Gazellen en High Growth Awards).

In Person heeft zeventig locaties en voorziet ruim driehonderd medewerkers van een mobiel device. Een prachtige uitdaging om dit in goede banen te leiden. Er wordt daarbij gekeken naar de verschillende verantwoordelijkheden en kansen op het gebied van communicatie. Dit om de flexkrachten en klanten nog meer centraal te stellen. Onder verantwoordelijkheden wordt ook het waarborgen van privacy en veiligstellen van bedrijfsgevoelige gegevens verstaan. Daarom een mooie reden om in gesprek te gaan met Lars Hergers, Facility Manager bij In Person. Lars gaf ons een kijkje in de wereld van deze innovatieve uitzendorganisatie. Hij vertelde hoe zij ervoor zorgen dat hun medewerkers veilig en mobiel kunnen werken, samen met een fantastische dienstverlening.

Als Facility Manager is Lars verantwoordelijk voor alles wat niet ‘core business’ is, zo dus ook de ICT. In Person is vooruitstrevend in hun manier van werken. Werk is belangrijk maar plezier moet wel centraal staan. Bij In Person geloven ze niet zo in hiërarchie en ingewikkelde managementlagen. Wel geloven ze dat er mensen nodig zijn als aanspreekpunt en die zorgen dat alles soepel verloopt. Deze vooruitstrevende en open houding vertaalt zich in hun keuze voor oplossingen op het gebied van ICT en Ecare TCS. ‘’Ecare TCS is toegankelijk. De samenwerking verloopt moeiteloos omdat er onderling korte lijnen zijn en problemen snel en efficiënt worden opgelost. Door de samenwerking merken we dat onze organisaties prima matchen. Zowel in onze communicatie als het meedenken in nieuwe ontwikkelingen.’’

Lars vertelt: ‘’Er doen zich op het moment veel ontwikkelingen voor binnen de uitzendbranche. De overheid speelt hier onder andere een rol in. Kijk bijvoorbeeld naar de regelgeving met betrekking tot arbeidscontracten. Zo wil de overheid dat werknemers sneller een vast contract krijgen. Dit heeft indirect weer gevolgen voor ons als organisatie in de uitzendbranche. Wanneer bedrijven deze mogelijke verplichting met vaste contracten niet willen  bieden wij de optie op flexibele arbeidskrachten.

Kijkende naar onze ICT hebben wij er twee jaar geleden voor gekozen vanuit de Cloud te gaan werken. Telefonie hebben wij hier bewust nog buiten gelaten om te zien wat de ontwikkelingen zouden gaan brengen. Met de vraag naar een Cloud oplossing zijn we bij Ecare TCS terecht gekomen. Gezamenlijk hebben we de situatie in kaart gebracht. Ecare TCS zorgt er nu, met het kwaliteitsnetwerk van KPN, voor dat we altijd bereikbaar kunnen zijn en onderling kunnen communiceren.

Daarnaast zijn we vorig jaar gestart met Lookout Mobile Security. Lookout beschermt mobiele apparaten tegen cyberaanvallen van buitenaf. Hierbij worden apps op mogelijke datalekken en de aanwezigheid van malware gecontroleerd. Ecare TCS verzorgt hierin het totale beheer. Op deze manier zijn onze gegevens veilig tegen deze bedreigingen. Lookout geeft een gedetailleerd inzicht in de risico’s van bijvoorbeeld een app. Wanneer deze niet voldoet aan onze organisatorische eisen kan Ecare TCS deze laten blokkeren. Mocht zich een bedreiging voordoen dan worden wij direct op de hoogte gesteld en kunnen we hier gezamenlijk actie op ondernemen. Dit is niet alleen voor ons van belang maar ook verplicht gezien de aanscherping van de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Toch blijft mobiele beveiliging een moeilijk te controleren punt.

 Moeilijk te controleren? 

‘’Ja, het blijft een lastig onderwerp. Als medewerker bij In Person ben je momenteel semi-verplicht om Lookout te installeren op je telefoon. Dat wij onze medewerkers niet verplichten tot installatie is ook wel een beetje in de geest van In Person. We geloven in de vrijheid en verantwoordelijk voor elke medewerker en leggen ook geen verplichtingen op. Toch is het in dit soort gevallen lastig schipperen; moet je een applicatie voor mobiele beveiliging wel of niet verplichten? Zeker gezien de noodzaak ervan vandaag de dag. Beveiliging van mobiele apparaten, en de toegankelijkheid van data via deze weg, is erg belangrijk. Als organisatie is het goed ervan op de hoogte te zijn wat de mogelijke risico’s zijn. Het kan riskant zijn wanneer een medewerker onbewust een schadelijke applicatie installeert, maar hier geen weet van heeft.

 Ligt het dan aan het kennisniveau van werknemers?

‘’Dat zou inderdaad kunnen. Hoewel we hier wel op in proberen te spelen. Iedere medewerker die de internetbrowser opent krijgt bijvoorbeeld eerst onze nieuwsbrief te zien. Hierdoor blijven zij op de hoogte van alles wat er bij In Person speelt; van nieuwe klanten tot informatie over onze ICT. Lookout Mobile Security wordt hier ook regelmatig in meegenomen. We vermelden daarbij wat het doet en hoe het te installeren is. Maar goed, mensen gebruiken hun werk toestel soms ook privé en willen in dat geval ook spelletjes kunnen blijven spelen. Dergelijke applicaties zijn vaak risicovol en hebben onnodig en ongewenst toegang tot functies van je telefoon. Lookout markeert deze dus als onveilig.

Wat zijn jullie ambities met betrekking tot ICT?

We hebben onze medewerkers afgelopen jaar van een Microsoft Surface voorzien. Mede omdat wij denken dat hier de toekomst in zit. Een Surface is een tablet van Microsoft die draait op het Windows besturingssysteem en welke we in kunnen zetten als vervanger voor de PC. We zien dat mobiel werken steeds belangrijker wordt. Wij proberen ons er dusdanig op te richten dat vast en mobiel straks één is. Dit zal alleen wel inhouden dat wij nog beter bereikbaar worden en men nog meer van ons te weten kan komen.

Die bereikbaarheid, zien jullie daar dan een uitdaging in?

Niet zozeer in de ontwikkeling op zich. Het is mooi dat alle technieken er zijn. De uitdaging blijft voor ons alleen om de gebruikers mee te krijgen. Een stukje kennisdeling is hierin belangrijk. Wanneer iemand geïnteresseerd is in de wereld van ICT dan is dit relatief gemakkelijk. Toch zijn er nog veel mensen die eigenlijk geen idee hebben wat zich er afspeelt. Het is mooi als je ook deze personen mee kunt krijgen.

De kunst is dan om mensen, op het juiste moment, op de hoogte te brengen. Wanneer we ineens alle vaste telefoontoestellen weg zouden halen kan dit tot verwarring leiden. Mensen kunnen moeite hebben met een aanpassing in hun werkstructuur. Toen wij twee jaar geleden overstapten naar Microsoft en SharePoint zag je dat deze andere manier van werken voor onduidelijkheden zorgde. Mensen gaven aan het wel te begrijpen maar hadden achteraf geen idee wat ze aan het doen waren. Uiteindelijk vind je wel een oplossing, en kom je er met andere wegen ook, maar dit gaat niet altijd even snel.

Hoe pak je dit nu of in de toekomst dan aan?

Op het moment dus middels de nieuwsbrief, die te zien is via de internetbrowser. We willen via deze weg zo vroeg mogelijk aankondigen wanneer er een verandering aankomt. Het blijft moeilijk in de dynamiek van een bedrijf, iets dat bij veel ondernemingen herkenbaar zal zijn. Vaak heerst er bij medewerkers toch een soort van ‘we zien wel als het zo ver is’ mentaliteit. Hier kun je op in spelen door mensen bewust te maken dat iets daadwerkelijk een behoorlijke verandering is.

Verder proberen we bij In Person altijd een zo duidelijk mogelijk migratie programma te schrijven. Op deze manier kunnen medewerkers makkelijk omgezet worden naar de nieuwe manier van werken. Verder is het fijn dat we met Ecare TCS een ICT Partner hebben die met de tijd meegaat en met ons mee kan denken. Zij vangen door middel van KPN Mobiel en Lookout een groot deel van onze telefonie en mobiele beveiliging op. Je zoekt hierin naar een goede onderlinge relatie en een partner die ‘matcht’ met je eigen organisatie. Dat zit in dit geval goed. Zodoende hoef ik me geen zorgen te maken over onze bereikbaarheid en veiligheid op het gebied van ICT.

https://www.inperson.nl/